前 言
●本书将公开“做笔记”以外的所有提升工作效率的秘诀
在 2015 年出版的《零秒思考》一书中，我向读者们说明了如何将脑中浮现的想法全部写入一张A4纸的方法。通过该方法，不仅可以清除脑中的各种疑虑，大脑也会越来越活跃，最终达到能够立刻思考并瞬间得出结论的水平。幸运的是，出版此书后有不少读者实际体验了 A4 纸“做笔记”的方法。
按照我推荐的方法每天坚持写 10 页以上的笔记，持之以恒，思路就能变得异常清晰。除此之外，有些读者对工作优先顺序的把握也变得更加准确，工作的效率也得到了提升。
从我自身来说，在进入麦肯锡公司工作的 14 年间，我接受了以“做笔记”为主的各种各样的训练，与此前就职于小松制作所时相比，现在的工作效率完全不可同日而语。从麦肯锡辞职，联合创立 Breakthrough Partners 公司后，我持续改进工作方法，实现了工作效率的进一步提升。
该做哪些工作，不该做哪些工作？如果该做，应该以怎样的顺序去完成？对于每一个需要完成的工作，又该如何提升其效率？我不断思考这些问题，即使有忙不完的工作，最终都能没有负担地去完成。
在麦肯锡工作的时候，我有几十名员工，有时候还会和客户团队的数百位成员一同工作，但在 Breakthrough Partners 公司，几乎所有的工作我都必须自己独立完成。所以对任何事情来说，“需求都是发明的源泉”。
从结果上看，我正在推进多家大型企业的经营改革，对 10多家风投企业的经营提供帮助，同时每周更新 2 次博客，每年开展 50 次以上的演讲和研讨会活动。尽管如此，除了会议时间以外，我几乎都能在 5 分钟之内回复所有收到的邮件，常常让
发送邮件的人惊讶不已。
本书的目的就是要最大限度地公布如何完成如此庞大的工作量和高效率工作的秘诀。本书从提高工作效率的基本思维方式到具体的方法论都有详细说明，任何人都能尝试。这些秘诀，有的或许是你已经知道的，有的或许是你未曾实践的。但是，将这些秘诀有效结合起来就会产生巨大的能量，哪怕只是实践其中的某一项秘诀，工作效率也应该会得到明显提升。
此外，当你使用书中的秘诀却无法解决问题的时候，请给我发一封电子邮件（akaba@b-t-partners.com），我会尽快回复。我希望尽可能多地为读者解答疑问。
如果你还没有读过《零秒思考》，也请务必阅读一次。就如同本书第 3 章所写的，让大脑保持在一定程度的良好状态下运转是进一步提升工作效率的一大前提。
在每天写 10 页笔记的同时，积极实践本书中展示的所有提高工作效率的方法，那可就真是如虎添翼了。
●关于“快”与“早”
虽然有些老生常谈，但在一开始思考工作效率时，不可或缺的两个关键词是“快”与“早”，以下将详细说明这点。
“快” 是指推进工作的速度， 相当于英语中的“fast”这个单词。 以怎样的速度准确地把握问题、 解决问题并得出成果，“ 快” 就是指在单位时间内的工作效率。 速度越快，制作资料的时间、 举行会议的时间、 完成某项工作的时间都会相应缩短， 继而取得成果。这样一来， 就有充分的时间去完成你想要完成的其他工作，或者更应该完成的工作，进一步推动良性循环。 因此，我一直都非常重视“ 快”。
为了进一步提升工作效率， 对电子邮件的书写方式、通过电子邮件沟通的方式、 资料的制作方式、 资料循环利用的方式以及举行会议的方式等， 我通过反复积累， 找到了许多秘诀。 如果把我在小松制作所时的工作速度比作 1，那么在麦肯锡时的工作速度则提升了 3 —5倍， 在熟练运用本书介绍的各种方法后， 我进一步感受到了工作效率的提升。 我现在的工作时长和在小松制作所时的工作时长相差无几， 但是工作的质量和成果却在不断提高。
“ 早” 是指清早、 早起等时序在先的单词， 相当于英语中的“early” 这个单词。 即使速度相同， 如果尽早开始，就能提前规划好工作， 避免浪费时间。
因此， 与提高工作效率同等重要的就是“ 早”， 我也极其重视“ 早”。 赶早就能先发制人， 做好准备工作， 减少时间的浪费， 容易形成良性循环。
第2章中有一个重要的关键词， 那就是“ 良性循环”。 不论是工作时间还是私人时间， 对于“ 怎样做才能形成良性循环”“ 怎样做才能进一步推动良性循环” 这样的问题， 我总是抱有极大的兴趣， 并不断思考其答案。“ 良性循环” 并不是偶然发生的结果， 而是有意为之的产物。 永远不要有“ 不经意间就进入了某种良性循环，真幸运！”这样的想法。只要经过努力，有意识地做好规划， 那么进入良性循环的概率就能大幅提高。
综上所述，虽然我常常思考“如何快速地推进工作”以及“如何尽早开始工作并结束工作”，但在书中则统一以“快”字来代表两者，所以本书的核心就是“速度能够解决一切问题”。另外，本书多次使用的“快”和“速度”等词语中实际上也还包含了“早”的含义，敬请理解。
1.1 为什么工作效率如此低下？
白领的工作效率真的这样低下吗？
和其他国家相比，日本白领的工作效率（劳动力等投入成本与其产生的价值和产出之间的比例）特别低。从我自身的经验来看，也不得不承认这一点。只要探讨一下这个话题，就能接二连三地发现白领的工作效率确实存在很大的提升空间。
与其他国家工作效率的量化比较可交给管理学的专家们去解决，我们在这里了解一下在日本企业的实际工作现状：
◎ 会议又多又冗长
◎ 会议的参会人很多，但是参加会议却一言不发的人也有很多
◎ 会议中退回提案或者被要求重新讨论的情况很多
◎ 除了会议以外，在职场中很多时候上司会发表长篇大论，或进行比较随意地讨论
◎ 每个工作项目都要求员工制作大量的文件。很多时候还要求重新制作
◎ 上司下达的指示相当不明确，却又对员工的工作给予很高的要求。员工有时不得不重复工作
◎ 上司希望通过某项工作达成某种目标，但这样的目标往往不明确，还希望员工花大量时间去解决问题
◎ 上司没有下班之前员工不好意思离开办公室。员工不会在短时间内完成工作，实际上也无法在短时间内完成工作
◎ 缺乏守时的观念。缺乏在某个时间点前完成规定工作的意识
◎ 很多时候员工都不得不免费加班。因此，加班时候的状态也比较消极
上述情况真是随处可见。
大型企业也好，小型企业也罢，甚至连视效率如生命的创业公司，召开的会议也是又多又冗长。并且开会的时候总有人长篇大论、喋喋不休。比起提出明确的论点、干脆简洁地得出一个结论，人们总是希望花大量的时间来仔细讨论某个问题。
如果真的有必要仔细讨论某个问题，或者不断深入探讨并得出的结论，那么多花费一些时间也是值得的，但有时候人们只是为了推卸责任而消磨时间，或者由于无法作决断而召开冗长的会议。
除了会议时间以外，员工还常常在工作中被上司叫去。如果是关于工作的具体指示，那暂且不谈，但更多的时候却是上司一个劲儿地讲述自己的工作经验、当年之勇或者是一些琐碎又冗长的杂谈。并且除了上司以外，员工还时不时与前辈、同事进行毫无时间成本概念的讨论。并且如果不主动参与讨论，就会被人认为是“难打交道的人”。
谈到免费加班这件事，对于契约观念根深蒂固的欧美社会来说是难以想象的，但是在日本的许多公司里免费加班却是司空见惯，人们甚至认为在上司离开办公室后才下班是种美德。
如果无视上司而按时下班的话，就会被视作“现在的年轻人真是不懂事”。在上司下班后，所有团队成员才开始准备下班，这样的情景到底意味着什么？当然如果某项工作必须在当天完成的话，那么不论上司几点下班，都必须今日事今日毕。但归根结底，上述情景都与想要全速推进工作、完成工作的意识背道而驰。
工作效率低下的三大原因
如果说日本白领的工作效率低下，那么其原因何在呢？我个人的假说如下所示：
随着企业规模的扩大，企划、人事、经营管理、财务、采购、质量管理、售后服务、公关等工作量不断增加。为了完成增加的工作量而增加人手，进一步提高竞争力，企业得以成长，收益一路上涨。这真是非常理想的状态。
但是同时，为了协调各方而召开的会议、为了分享信息而召开的会议、随之而来的资料制作、为了发送制作好的资料而召开的会议、召开会议前的沟通以及沟通之前的准备会议等活动所产生的“不产出任何利益的时间”也同样在加速增长。
这样的情景在任何一个国家或多或少都能见到，但是在日本企业中，那真是特别常见。
在工作中，由于各部门的领导人对于某些问题无法独自作出决定，所以他们会与员工讨论，在考虑员工想法的同时，又要在工作岗位和部门领导之间协调。然后再次与员工讨论，取
得一致意见后，又要开始准备在社长面前作正式报告，这样烦冗的流程将一直持续。一旦报告被驳回的话，那么所有的流程又要从头再来一次。
我认为日本白领的工作效率低下的三大主要原因是“众多管理层和部门领导人无法自己作决定和推进工作”“部门内外协调后的再次协调”以及“随之而来的庞杂冗繁的资料制作”。
其中最为严重并且是问题根源所在的一点是“众多管理层和部门领导人无法自己作决定和推进工作”。在经济高速成长时期，任何商品都能轻易畅销，这样的弱点并不明显，但是到了今天，却给企业造成了严重的拖累。如果能够自己作决定、迅速推进工作的话，“部门内外协调后的再次协调”以及“随之而来的庞杂冗繁的资料制作”也就没有必要了。
能够自己作决定并推进工作，简而言之，就是一种“工作能力的体现”。也就是说，这样的人往往都是很自信的管理者，或者其上司非常少。这一问题并不仅限于部门领导，过去的数十年里，在社长和管理层中也很常见。如果不是因为这个原因，在经济高速成长期之后，日本的大型制造企业大部分经营也不会恶化到如今的地步，其总市值和美国企业之间差距也不会如此之大。
20世纪80年代以后，企业取得成功的主要因素发生了变化。仅仅依靠硬件就能维持巨大利润的时代已经过去，软件和服务的重要性与日俱增。思科、甲骨文、微软、谷歌、苹果等企业实现了极速发展，IBM和GE（通用电气公司）等企业则大幅度地转变了经营方向，例如IBM在2005年卖掉了PC（个人计算机）部门。
此外，围绕着众多的顾客和用户做平台化建设，在此基础上向开发商和供货商提供商业平台，从其收入中抽取30% 40%的分成，这样的商业模式已经广泛普及。这也是苹果、安卓、脸书共同的商业模式。
对于这些商业模式，日本企业的应对措施是极其滞后的。人们丝毫没有注意到锐意进取的美国企业的新战略，或者即使注意到了，因为恐惧和不安而没有采取任何相应的行动，继而在企业发展方向上没有做出必要的转变，业绩不断恶化，对白领工作效率低下的情况也视而不见。总是缺乏实践，或者即使实践了也无法有效阻止业绩恶化，在这个过程中，工作效率低下的会议有增无减，人们在内部讨论和制作文件上反而花费更多的时间。
提高工作效率的关键在于“速度”
除一部分非常优秀的企业之外，大部分公司参与决策的管理层和部门领导都面临着巨大的难题。这些难题导致工作效率低下。对于这些本质性的问题，在企业层面很有必要尽早着手解决，但是作为个人来说，只能围绕“部门内外协调后的再次协调”以及“随之而来的庞杂冗繁的资料制作”来提升工作效率。
工作效率较高，也就意味着在短时间内能够取得较大的成果。其他人需要花好几天的时间才能完成的企划书，你只需要几分之一的时间就能完成，并且完成的质量也很高，这样不仅仅能够迅速获得上司的认可，还能迅速地走完公司内部的各种批准流程。
例如，想要制作一份企划书时，就需要把握好下述要点，迅速完成各个步骤，并以极高的质量来推进工作。
① 需要写什么，要向读者传达什么，明确地把握企划书的整体纲要
② 以顾客需求、竞争状况和业界的动向为基础，写出具有说服力的文章
③ 准确把握公司内部的决策过程，采用有效的、易于接受的表达方式
④ 能够迅速确定内容，迅速地和各工作岗位协调
⑤ 提出超出上司预期的建议
因为工作质量的改善在某种意义上也需要经验的积累，所以很难在短时间内看到成果，但是只要找准秘诀，工作速度就能不断提升。这样一来就能迅速多次地应用PDCA管理循环
在习惯某项工作之前就能提高其工作质量。因为迅速完成工作后，如果还有剩余的时间，就可以推敲工作内容，获取反馈，或者进行额外检查等。
在提升工作效率的同时，认真地执行上述① ~ ⑤的步骤，那么工作时间便自然而然地缩短至平时的几分之一，工作在整体上也会进入一个良性循环。但另一方面，如果过度重视工作质量的话，那就很难在规定时间内完成工作，很多时候不要说应用PDCA管理循环，甚
至连基本的工作要求都无法满足。工作一旦进入了恶性循环，要再想从中摆脱出来就变得极其困难，这一点尤其需要注意。虽然也有例外，但是白领在工作中的关键就是对速度的重视。
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